– Vi har lært av våre feil. Utrullingen skjedde for fort, sier adm. direktør Øyvind Larsen i Visma Software.
Regnskapsførere og regnskapsbyråer har en viktig oppgave med å sørge for at ansatte i bedrifter får korrekt lønn til riktig tid. Da må også systemene som brukes fungere optimalt. Her har Visma Software opplevd utfordringer med utrullingen av det nye lønnsflaggskipet, Payroll.
Lang regjeringstid
Huldt & Lillevik, som ble kjøpt opp av Visma i 2015, og Visma Lønn har regjert i det norske lønnsmarkedet i mer enn en mannsalder. Nå blir det ubønnhørlig slutt for de legendariske lønnssystemene, da Huldt & Lillevik avvikles innen 2023, og Visma Lønn det påfølgende året. Allerede i 2019 begynte Visma Software å rulle ut det nye lønnssystemet, Payroll, i all dets bredde.
– Payroll kjører i skrivende stund ut rundt 270.000 lønnsslipper, men det er ikke til å legge skjul på at det har vært både skalerings- og hastighetsproblemer underveis. Vi har vært nødt til å bygge en sterkere grunnmur for kundene våre, da vi har innsett at vi har hatt for høye ambisjoner om å overføre både bedrifter og regnskapsbyråer til Payroll på for kort tid. Vi har rett og slett vært nødt til å bremse vårt eget ambisjonsnivå på utrullingen, sier Øyvind Larsen.
Innkjøringsproblemene på Payroll medførte at det ble en utsettelse av nedleggelsen av Huldt & Lillevik for Vismas regnskapsbyråkunder. 31. desember 2023 er imidlertid Huldt & Lillevik historie for samtlige av byråkundene til Visma.
– Nå blir det ikke flere utsettelser. Payroll er mer enn godt nok for de som henger igjen i de serverdriftede lønnssystemene. Unntaket er våre aller største byråkunder, som bruker Visma Lønn. De får anledning til å kjøre parallelt i Payroll og Visma Lønn i 18 måneder til, hvis de ønsker det.
Store investeringer
Det er langt fra småpenger Visma har investert i Payroll. Utviklingen av det nye lønnssystemet startet tilbake i 2014, og siden 2017 har systemutviklerne i Visma jobbet intensivt med prosjektet for å klargjøre det for det norske markedet. Opp mot 100 systemutviklere har daglig vært i sving med Payroll, og Visma skal angivelig siden 2017 årlig ha brukt rundt 130 millioner kroner på prosjektet.
Larsen påpeker at kritisk funksjonalitet for byråene ikke var ferdigutviklet i løsningen før utrullingen. Teknologiselskapet innså da at det var nødvendig å utvikle systemet i samarbeid med regnskapsbyråene, for å tilfredsstille bransjens spesifikke behov.
Produktråd
Derfor har de utarbeidet en brukergruppe som består av 10 små og store regnskapsbyråer, som setter opp en saksliste over hvilken funksjonalitet som må prioriteres. Larsen kaller brukergruppen for et produktråd.
– Produktrådet er ett av svarene på utfordringene vi har opplevd ved å avvikle fungerende lønnssystemer, til fordel for et nytt system med ny teknologi. I en verden hvor vi ikke kan gjøre alt på en gang, har regnskapsbransjen hjulpet oss å prioritere riktig, sier han.
Produktsjef for Payroll, Hanna Eid, påpeker at produktrådet primært handler om produkt og produktutvikling, men at det er også et samarbeidsforum hvor erfaringer deles på tvers av regnskapsbyråene, samt direkte inn til utviklerne av løsningen.
– I aller høyeste grad så dikterer produktrådet hvilken funksjonalitet vi skal utvikle i løsningen. Produktrådet har også åpnet mange dører for dialog mellom de riktige ressursene, som sikrer ønsket fremdrift. I tillegg er byråene en viktig sparringpartner for oss når vi jobber med kundereise og læring for byråene, sier Eid.
Ny plattform
En av deltakerne i produktrådet er konsulent Jacob Ask fra vekstraketten Aider. Han har også følt på bekymring i forbindelse med avviklingen av Visma Lønn og Huldt & Lillevik.
– De har begge vært kjente og kjære produkter for mange i lang tid, så endel har nok vært bekymret for nedleggelsen. Visma har heldigvis gjort en strålende jobb i å gjøre denne overgangen så enkel som mulig, så her er jeg ikke noe som helst bekymret lenger. Produktrådet har gitt oss en helt ny plattform hvor vi kan dra nytte av hverandres erfaringer, sier Ask.
– Vi får være med og styre skuta sammen med byråer som er i samme posisjon som oss. Det er gøy å se hvor fort løsninger kommer ut av systemet etter vi har snakket om det.
Utdaterte teknologier
Ifølge Larsen er hovedgrunnen til at Visma Software legger ned systemer at teknologien blir utdatert. Larsen peker på at lønn er ekstremt viktig, men også at det mest kritiske med et lønnssystem er at det bare skal funke. Samtidig er det avgjørende å ha funksjonalitet som dekker endel grunnprinsipper, særlig med tanke på regelverk, for at løsningen skal imøtekomme regnskapsbransjens behov. Med brukergruppen ønsker Visma Software å samarbeide med regnskapsførere for å kontinuerlig utvikle det lønnssystemet som egner seg best for regnskapsbransjen.
– Det at vi kommuniserer en sluttdato for et produkt som har vært i markedet i over 20 år er en dramatisk sak, som har gitt meg vondt i magen. Spesielt når produktene er så godt likt, sier Øyvind Larsen.
