– Det norske markedet er i stor grad bygget etter samme prinsipp som man har hatt de siste 30 årene, nemlig at leietagere ser på antall ansatte, inkludert forventet bemanningsvekst, og setter av 20 kvadratmeter pr. hode, sier Rennesund.
Han er leder for leietagerrådgivning ved Oslo-kontoret til CBRE og mener eiendomsbransjen er unødvendig konservativ og at beregningsmodellene er utdaterte. Han synes også det er for mye gjetting og antagelser med hensyn til plassbehov.
– Leietagere er for ubevisste, og leiekontrakter er for rigide. Hovedutfordringen er at mange mot bedre vitende lar seg overbevise om å leie større og mindre effektive lokaler enn de trenger, noe som igjen fører til unødvendig høye, faste og langsiktige kostnader, sier han.
Dyre overskuddsplasser
Han anbefaler mer fleksible leieavtaler og mener dagens beregningsmodeller i liten grad tar høyde for et moderne arbeidsliv, der en klassisk kontorjobb sjelden utføres kun på arbeidsplassen.
– Jeg vil si at gårdeiere ikke ivaretar leietagernes behov, bortsett fra de aller beste og mest fremtidsrettede, sier Rennesund.
Han påpeker at gårdeiere lever i sitt eget økosystem og har hovedfokus på lange leiekontrakter.
– For å tilrettelegge for nødvendig fleksibilitet for leietager, sier de at de nesten må snakke med banken for å gi leietagere mer fleksibilitet. Dette er dyrkjøpte overskuddsplasser for leietagerne.
Ifølge Rennesund ender mange virksomheter ofte opp med å inngå avtaler på et kontorareal som kan være opp mot 40 prosent større enn det de reelt sett trenger.
Sparte kostnader
Han mener nøkkelen ligger i fleksible leieavtaler, hvor for eksempel drøyt 60–70 prosent er et dedikert kjerneareal knyttet til en fast langsiktig avtale, mens resten gjøres mer fleksibelt basert på skiftende behov i organisasjonen.
– Min påstand er at om man leier 10.000 kvadratmeter, vil man sjelden ha behov for hele arealet – og behovet vil også endre seg over tid, sier han.
Han viser til at bedriften vil oppleve vekst eller reduksjon i antall ansatte, at arbeidslivet endrer seg, at digitaliseringsgraden øker og at bruken av hjemmekontor øker. Prosjekter eller arbeidstopper er også med på å påvirke behovet.
Hypotesen hans er at man bare trenger 7.000 kvadratmeter.
– De kloke leietagerne skriver da 5–7–10 års kontrakt på 7.000 kvadratmeter basisbehov og skaffer seg fleksibilitet for resten av behovet ved å skaffe seg en opsjon på å øke med 1.000 kvadratmeter i seks måneder for eksempel ved tre måneders varsling.
Dette setter store krav til en helhetlig tankegang fra utleierne, som må tenke helt nytt for å tilpasse seg næringslivets behov.
– Dette vil de tjene på i lengden, ved at de kan beholde en fornøyd leietager lenger, sier Rennesund.
– Hvor flinke er gårdeiere til å gi en slik fleksibilitet?
– Det er store forskjeller, noen tilrettelegger og tilbyr eksisterende tilleggssoner. Det er flere og flere, men ikke så mange, som tilrettelegger i eksisterende bygg. De smarte tilbyr dette enten ved å tilby coworking-arealer eller har ledige arealer til sine leietagere. Det dyreste er jo å skifte leietagere.
Gårdeiere som ligger langt fremme er eksempelvis Braathen Eiendom med sitt Flyt-konsept, Höegh Eiendom med sitt Ö-konsept, Norwegian Property med Business Village og Entra med ulike flexkonsepter, blant annet ved å samarbeide med IWG (Regus).
En viktig grunn til at Norge ikke har kommet så langt er meglernes incentivordninger.Anders Rennesund, CBRE
Gammeldagse normer
Rennesund mener det i tillegg til utleiere er utleiemeglere og leietagerrådgivere som tjener på en gammeldags tilnærming.
– En viktig grunn til at Norge ikke har kommet så langt er meglernes incentivordninger, som vanligvis er knyttet opp til størrelsen på arealene de formidler. Her kan bransjen være mer kreativ og finne nye modeller som setter leietager og rådgiver i samme båt.
Utleiere kan også på kort sikt være tjent med leietagere som “leier for mye”.
– Det er ikke lenger one size fits all. Norge ligger bak internasjonale forhold i arealbruk, sier han.
Går man ti år tilbake, var det 20–23 kvadratmeter pr. ansatt som var Statsbygg-normen. CBREs erfaring er at man nå opererer i intervallet 10–15 kvadratmeter pr. ansatt.
– En slik norm er altfor grov, men mange leietagerrådgivere og utleierådgivere bruker fortsatt dette som tommelfingerregler.
– Men i store byer i andre deler av verden, som har mye mindre areal pr. ansatt, får man ikke folk tilbake til kontoret i det hele tatt?
– Det er et kjempeproblem internasjonalt, det er man unisont enige om. Man må tilby kontorer folk vil tilbake til, sier han.
Raske organisasjonsendringer
Lise K. Dybwad, leder for CBREs arbeidsplassrådgivere i Norden, sier virksomheter har behov for å kunne gjennomføre raskere endringer, derfor må man utvikle et konsept som har fleksibilitet i seg.
– Før laget man 10-års planer, nå er det mer vanlig å lage 3-års rullerende planer siden omgivelsene endrer seg raskere enn før, sier Dybwad.
Hun presiserer at man snakker om fleksibilitet i to dimensjoner: det kontraktsmessige og det fysiske – altså hvordan man planlegger kontoret.
– Målinger allerede før corona viste at 50 prosent av alle arbeidsplasser sto ledig til enhver tid på grunn av møter og reiser og lignende. Det er mye å hente på å gå over til mer fleksible konsepter, sier hun.
– Dette betyr ikke at man ikke skal tilpasse arbeidsplassen til det arbeidet som utføres der. Det betyr at man vurderer behovet mer nøye og ikke har tilrettelagt for kontorplasser som står ubrukt store deler av arbeidsdagen, legger hun til.
Åpne landskaper er verken fugl eller fisk.Lise K. Dybwad, CBRE
Må ha ulike soner
– En undersøkelse viste at 70 prosent av ansatte sa at det var lettere å konsentrere seg hjemme enn på kontoret? Da har jo kontoret feilet?
– Åpne landskaper er hverken fugl eller fisk, og veldig mange ulike arbeidsoppgaver utføres der. Da er det ikke rart at arealet blir dårlig. Man må dele arbeidsplasser inn i ulike soner som skal støtte funksjonalitet, det er mye bedre, sier hun.
Hun understreker at de ikke er forkjempere for at ansatte skal løpe rundt og lete etter plass.
– Kontoret og arbeidsplassene må understøtte oppgavene og tilpasses den enkelte virksomhet, sier Dybwad.
Hun mener også det er vanskelig å forsvare at 50 av 100 arbeidsplasser står ubrukte ut fra et ESG-perspektiv (Environmental, Social and Governance), et kostnadsperspektiv, og ikke minst vil jo ikke ansatte komme tilbake til et “spøkelseshus”.
– Det er ikke ett svar på hvordan arbeidsplassene skal se ut. Det må man teste ut over tid og forsøke å tilpasse seg fremtiden. De fleste leietagere ser ikke på egne behov eller analyserer godt nok, sier Dybwad.
I CBREs nyoppussede kontorer på Aker Brygge har selskapet bygget et aktivitetsbasert konsept. Her har ingen faste plasser, men lokalene er innredet etter arbeidssoner som støtter fysisk eller virtuelt samarbeid, fokusarbeid og så videre.
– Våre lokaler var ikke egnet, og opplevdes som for små tidligere. Da vi analyserte arealene nærmere, fant vi at nesten 300 kvadratmeter sto ubrukt mesteparten av dagen. Ved å konvertere dette arealet til et mer funksjonelt område fikk vi mer plass tilgjengelig, sier Dybwad.
