Mange bedrifter må både omstrukturere og nedbemanne for å tilpasse seg nye markedssituasjoner. Hos noen oppstår det store konflikter: Hvert år behandler norske domstoler rundt 1.000 arbeidsrettstvister. Og i forkant av det er det langt flere konflikter som er blitt løst ved at det er blitt inngått forlik eller benyttet rettsmegling.
Svikt i kommunikasjon
– Hva er det som går galt når det oppstår slike tvister?
– Det handler som oftest om manglende dokumentasjon knyttet til utvelgelsen, og svikt i kommunikasjonen rundt prosessen mellom ledelsen, tillitsvalgte og de berørte, sier advokat Christel Søreide.
Hun jobber sammen med advokatene Eli Aasheim og Helena Norum i Wiersholms arbeidsrettsteam.
– Og ofte skyldes tvistene at prosessen ikke er godt nok planlagt, sier Eli Aasheim.
– Det har vært en utvikling de seneste årene der vi ser at bedriftene har mange kompetente ansatte som er godt kjent med reglene for nedbemanning. De stiller spørsmål rundt saksbehandlingen, og har ikke bedriften en god plan og god dokumentasjon, ser vi at det kan være vanskeligere å komme til enighet om frivillige løsninger med berørte ansatte.
– Hva skal så til for at man lykkes med en nedbemanningsprosess?
– Mange bedrifter ønsker å gjennomføre en slik prosess med frivillige løsninger, der de ansatte inngår sluttavtaler, sier Aasheim.
– Det vil som oftest oppleves som mest skånsomt for de ansatte også. Men prosessen bør likevel gjøres juridisk riktig, slik at bedriften er forberedt på å gi oppsigelser hvis man ikke lykkes med avtaler. Uansett er det viktig å gjennomføre drøftelser med de ansattes representanter/tillitsvalgte før formell beslutning om nedbemanning treffes. Det som skal drøftes er blant annet alternativ til nedbemanning, omfang av en evt. nedbemanning, utvelgelseskrets og -kriterier, bruk av sluttpakker og tidslinje.
Søke på sluttpakke?
For noen år tilbake var det ikke uvanlig at bedrifter som skulle nedbemanne åpnet for at alle ansatte kunne søke på gunstige sluttpakker.
– Men arbeidsgiver bør vurdere godt om en slik løsning vil være formålstjenlig, sier Aasheim.
– Som arbeidsgiver bør du uansett ta forbehold om at du skal kunne si ja eller nei til de som søker sluttpakke, fordi det kan være noen av dem som søker som du har et stort behov for fremover. Det blir demotiverende for dem som går til det skrittet, og ber om en pakke, og så får nei.
– Derfor anbefaler vi mer rettede pakker etter en utvelgelsesprosess, som rettes mot dem som fremstår som foreløpig overtallige, sier Søreide.
Måles og veies
– Og hvordan finner man ut hvem som er overtallige?
– Det er naturlig å starte med den nye organisasjonen og stillingene de ansatte skal vurderes opp mot med hensyn til kompetanse og personlig egnethet, og så avgjøre hvilke utvelgelseskriterier som skal vektlegges. I tillegg til ansiennitet og formal- og realkompetanse kan man bruke mykere kriterier som for eksempel samarbeidsevne, men det er viktig at kriteriene man benytter er relevante for stillingen den ansatte skal vurderes mot, sier hun.
Deretter må alle de ansatte måles opp mot dette innenfor rammene av den valgte utvelgelseskretsen.
– Domstolene har en forventning om at vurderingene som er gjort kan underbygges og er etterprøvbare. Derfor er det nødvendig med dokumentasjon som viser hvordan man har avveid de ansatte mot hverandre, og hva man har bygget på.
Forsiktig med tall
– Dokumentasjon kan gjøres på ulike måter, for eksempel med tall eller ord. Vi ser at domstolene ikke er så glade i tallsystemer innført i forbindelse med en nedbemanning, der det kan være vanskelig å etterprøve vurderingene og det kan være usikkerhet rundt ledernes ulike karaktersettinger.
– Bruker man et slikt scoringssystem, er det lurt å underbygge med beskrivelse av arbeidsgivers vurdering av den ansatte i lys av de fastsatte utvelgelseskriteriene og kravene i den eller de aktuelle stillingene vedkommende vurderes for, og særlig en skriftlig sammenligning mellom de mest aktuelle, sier Eli.
– I virksomheter som har et veldig innarbeidet performance management-system med tallkarakterer, der lederne benytter de ulike karakterene på en konsistent måte, er det mindre problematisk å bruke dette grunnlaget ved kartlegging og sammenligning av de ansatte, sier Christel Søreide.
Kartleggingssamtaler
– Hva hvis bedriften ikke har noen systemer fra før for evaluering?
– Da må man gjøre en vurdering av ansatte for eksempel gjennom kartleggingssamtaler med gjennomgang av CV, sier hun.
Hun anbefaler også bedriftene å gå nøye igjennom sin egen dokumentasjon tidlig i planleggingsfasen.
– Selv i bedrifter som har jevnlige vurderinger, er det ikke alltid at alt er dokumentert. Mange ledere er ikke alltid så tydelige på å få frem hva som er utfordringer, og dokumentasjon på det kan dermed mangle, sier hun.
Etter slike avveininger står bedriften igjen med en liste over foreløpig overtallige ansatte.
– Det er normalt på dette stadiet, når man har gjort en foreløpig vurdering av hvem som er overtallig, at man går i gang med en dialog med de ansatte om mulige sluttavtaler og målrettede tilbud. Dette gjøres ofte gjennom omstillingssamtaler, som er litt mindre formelle enn drøftelsesmøter, sier hun.
Innhold i sluttpakke
– Og hva skal en slik sluttpakke inneholde?
– Her ser vi veldig mye forskjellig. Det er stor fleksibilitet, og man kan bli enig om det alle meste, sier Norum.
– De vanligste elementene er lønn utover oppsigelsestid, å bli fritatt for arbeidsplikt, og karriererådgivning. Spørsmålet om hva som er et riktig sluttvederlag handler som oftest om hvor lang tid det vil ta å finne nytt arbeid. Derfor kan garantilønn, altså et betinget sluttvederlag, være et godt element. Utgiftsdekning, betalte kurs eller å få beholde mobil kan være andre elementer.
– Må alle de som nedbemannes få likt tilbud?
– I utgangspunktet ikke, men folk snakker jo sammen, selv om man er enig om en taushetsplikt. Derfor er det lurt å bli enig om noen felles prinsipper, sier Norum.
– En vanlig løsning er at det er trappetrinn, for eksempel ut fra alder og ansiennitet. Det kan også være aktuelt med individuelle tilpasninger til spesielt sårbare ansatte, sier Aasheim.
– Det er også et godt prinsipp å bli enige med ansatterepresentantene om de overordnede prinsippene for sluttpakker, sier hun.
– Hva gjør man hvis flere av de ansatte ikke vil gå med på en sluttpakke?
– Da blir man som regel nødt til å gå til oppsigelser. Nettopp derfor er det så viktig å ha gjennomført en saklig prosess med gode skriftlige vurderinger i utgangspunktet, slik at det står seg rettslig.
Bråk likevel
Men selv om bedriften har gjennomført nedbemanningen helt etter oppskriften, kan det bli bråk.
– Og noen ganger låser deg seg, selv om alt er gjort rett i prosessen. Det kan for eksempel handle om at oppfatningen av kompetanse er veldig ulik. Det hender også at det er ansatte som legitimt blir rammet av nedbemanning, som tidligere har hatt en konflikt eller personalsak, og som dermed blir mistenksom på om det ligger noe annet bak, sier Christel Søreide.
